Вы сегодня успели проверить почту? Не сомневаемся, что да. И не один раз. Каждый из нас получает и пишет десятки писем в день, постепенно сокращая количество телефонных звонков.
Несколько лет назад журнал Forbes опубликовал статью под названием “10 причин, почему телефонные звонки – это трата времени”. Авторы утверждают:
Письма – более продуктивный метод делового общения
по сравнению со звонками.
В особенности это касается делового общения. Дело в том, что когда мы пишем (то есть, конечно, печатаем), у нас есть возможность подумать и сформулировать свой посыл корректно. Также письмо можно в любой момент перечитать или переслать другому человеку. Да и любая неловкость, которая может возникнуть при личном общении или во время телефонного разговора, исчезает.
Многие согласны с Forbes. В том числе и мы. Поэтому с удовольствием расскажем о ключевых правилах написания делового письма. Ну и, конечно, поделимся полезными фразами. Пятидесяти будет достаточно? 😉
Поехали!
Как писать письма на английском?
Составление ЛЮБОГО делового письма на английском подчиняется следующим правилам:
1. Начинайте с главной мысли
Не томите получателя – сразу объясните причину, по которой Вы вдруг решили написать это письмо. Пожаловаться, запросить информацию, поблагодарить и так далее.
I am writing to complain/request some information/thank your team for…
2. Четко указывайте, чего хотите добиться от получателя
Например, не могли бы Вы подтвердить информацию/прислать мне документы…
ВАЖНО!
Избегайте побудительных предложений, иначе норовите отпугнуть своего email-собеседника.
Никаких “Please, send me/confirm”. Используйте конструкции Could you… и I’d appreciate if you could…
Could you send me/confirm…
I’d appreciate if you could send me/confirm…
Если то для Вас новость, обязательно посмотрите наш видео-урок:
3. Избегайте негатива
Полегче на поворотах – смягчайте свои фразы. Кому нужен лишний негатив?
Вместо “there is a problem” пишите ‘there seems to be an issue’;
Вместо “we can’t send it to you until tomorrow” пишите we’ll send it to you tomorrow.
4. Поблагодарите получателя в конце письма
Не забывайте о благодарностях. Как минимум за то, что Ваше письмо дочитали до конца 😉
Thank you for your time/assistance…
А теперь – обещанные 50 полезных фраз
ВСТУПЛЕНИЕ
1. I am writing to briefly introduce… Цель данного письма – кратко представить… (менее формально)
2. We would like to take this opportunity to briefly introduce… Мы рады воспользоваться данной возможность представить… (более формально)
3. I am writing to request information about… Пишу запросить информацию о …
4. I am writing to complain about… Пишу для выражения жалобы по поводу…
5. I’m writing to express my deep dissatisfaction with… Пишу выразить свое большое неудовольствия по поводу…
6. I am writing to offer feedback on… Хочу оставить обратную связь…
7. I am writing to check if it is possible to reschedule our meeting... Пишу уточнить, можем ли мы перенести нашу встречу…
8. I am writing to place an order… Пишу, чтобы разместить следующий заказ…
9. I am writing to apply for… Пишу, чтобы подать заявку на
10. I am writing in response to… Пишу в ответ на…
11. With reference to your letter of 7 September, I … Ссылаясь на ваше письмо от …, я …
12. I am writing in reference to your letter dated… Пишу, ссылаясь на Ваше письмо от…
13. I am writing to enquire about… Пишус целью спросить о…
Не путайте с INquire (делать официальный запрос). Такую лексику стоит оставить для правоохранительных органов, например 😉
14. Further to our conversation telephone conversation discussion meeting letter… В дополнение к нашему разговору телефонной беседе обсуждению встрече письму…
15. Just a quick note to remind you about… Пишу напомнить Вам о …
16. I am writing to receive more detailed information about… Пишу, чтобы получить более подробную информацию о…
17. I write with reference to Mr Smith… В данном письме ссылаюсь на господина…
18. Thank you for your letter of 3 November about… Благодарю Вас за письмо от 3 ноября…
19. Thank you for your interest in our company/ product/ services… Благодарим за проявленный интерес к нашей компании/ продукции/ услугам…
20. I would like to thank you in advance for this information! Заранее благодарю Вас за данную информацию!
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
1. We got your details contact data from… Мы узнали Ваши контактные данные от…
2. We regret to inform you that… C сожалением сообщаем, что, …
3. Thank you very much for your invitation. Благодарим за приглашение.
4. I would also like to highlight that… Я также хотел бы подчеркнуть, что…
5. Could you please send us information about …? Не могли бы Вы отправить нам сведения о …?
6. We are pleased to accept your offer and… Мы c радостью принимаем приглашение и…
7. We would be grateful if you could provide us with… Мы были бы благодарны, если Вы смогли бы предоставить нам...
8. Please let us know an estimated delivery date. Пожалуйста, сообщите нам примерную дату доставки.
9. After careful consideration we are pleased to inform you… Внимательно рассмотрев данный вопрос, мы решили… (позитивное решение)
10. After careful consideration we regret to inform you… Внимательно рассмотрев данный вопрос, мы решили… (негативное решение)
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
1. I trust this should satisfy your requirements. Надеюсь, что это отвечает Вашим пожеланиям.
2. If I can be of further assistance, please do not hesitate to ask. Если Вам необходима дальнейшая помощь, пожалуйста, обращайтесь.
3. We look forward to assisting you again in the future. С нетерпением ждём продолжения сотрудничества.
4. I appreciate any feedback you may have. Будем признательны за обратную связь.
5. Thank you for your professional support. Большое спасибо за профессиональную поддержку.
6. Thank you very much for your time. Большое спасибо за уделённое время.
7. We apologize for the inconvenience. Примите наши извинения за доставленные неудобства
8. If you require any further information, feel free to contact me. Обращайтесь за любой дополнительной информацией в случае необходимости.
9. Please let us know as soon as you are able so that we may begin making arrangements. Ответьте, пожалуйста, как только сможете, чтобы мы могли уладить этот вопрос.
10. I look forward to hearing from you. С нетерпением жду ответа.
11. Feel free to contact me with any questions or concerns. Обращайтесь ко мне, если возникнут какие-либо вопросы.
12. An early reply would be appreciated. / I look forward to hearing from you at your earliest convenience. Будем благодарны за скорый ответ. / С нетерпением ждём скорого ответа
13. We look forward to a successful working relationship in the future. Надеемся, в будущем нас ждёт продуктивное сотрудничество.
14. Once again, I apologise for any inconvenience. Ещё раз прошу прощения за неудобство.
15. I look forward to receiving your comments about… Жду Ваших комментариев по поводу…
16. I am at your disposal should you need further assistance. Я – в Вашем распоряжении, если необходима помощь.
17. I would appreciate your immediate attention to this matter. Будем очень благодарны за Ваше внимание к данному вопросу.
18. All the best, С наилучшими пожеланиями, …
19. Best Regards, С уважением, …
20. Kind regards, C уважением и наилучшими пожеланиями, …
Кстати, все мы не раз встречали в деловых письмах и такие подписи, как “Yours faithfully” и “Yours sincerely”. Есть ли вообще между ними разница?
ЕСТЬ!
НЕ знаете имя получателя? Пишите Yours faithfully.
Знаете имя получателя? Используйте Yours sincerely.
Аббревиатуры при написании деловых писем
asap = as soon as possible – как можно скорее
enc. = enclosure – приложение
P.S. = postscript – поскриптум
RSVP = от французского. Répondez s’il vous plaît – пожалуйста, ответь
Написать идеальный email, подтянуть грамматику, а заодно подтянуть разговорный английский и помогут опытные преподаватели школы English with Experts. Записывайтесь на индивидуальные занятия английским языком по скайпу, устраивайтесь на работу в международную компанию и строчите по 30-70 писем в день – без ошибок и с удовольствием!