English With Experts


“The proper definition of a man is an animal that writes letters.”
―Lewis Carroll

Правильное определение человеку – это животное, которое пишет письма.

clip_image002


Ученые подсчитали, что в среднем офисный работник получает около 80 email ов в день, а журнал Forbes недавно опубликовал статью под названием “10 причин, почему телефонные звонки – это трата времени”.

В ней Forbes размышляет о том, что письма –более продуктивный метод делового общения по сравнению со звонками, так как письма дают возможность подумать (а не отвечать сразу). Также письма можно легко проглядывать, копировать, пересылать и тд. Многие согласны с Forbes. По данным Marketing Sherpa, например, эффект деловых писем во многом превышает ‘холодные звонки’. Кажется, мы живет во времена, когда письма становятся основным каналом коммуникации во многих областях.

Поскольку фраза ‘письмо на английском’- довольно общая, сразу определимся, для кого эта статья. Мы написали ее для тех, кто:

- планирует сдать IELTS (General Module). Эта разновидность IELTS сдается теми, кто планирует эмигрировать в англоязычные страны. Task 1 письменной части General IELTS потребует от Вас умения написать письмо.

- пишет или планирует писать деловые письма на английском. Ведь как отметил Forbes, несмотря на наличие современных дивайсов, письма пишутся постоянно.

Так как же писать письма на английском?

Составление ЛЮБОГО делового письма на английском подчиняется основным правилам:

Rules of writing letters in English


1. Начинайте с главной мысли.

Т.е сразу идите  с 'места в карьер’.  Пишу, мол, пожаловаться. Или пишу, чтобы запросить информацию. Или пишу, чтобы выразить благодарность (например, "I am writing to complain/ request some information/thank your team for…).


2. Указывайте, что Вы хотите от получателя.

Например, не могли бы Вы подтвердить, что... не могли бы Вы прислать....

Важно! Избегайте побудительных предложений.

Вместо ‘Please send me’ пишите 'Could you send me’ или ‘I’d appreciate if you could send me’..

Вместо ‘Confirm please’ – Could you confirm … I’d appreciate it if you could confirm…

Если то для Вас новость, посмотрите этот видео урок.


3. Избегайте негатива (слов и конструкций).

Вместо ‘there is a problem’ – ‘there seems to be an issue’;

Вместо ‘we can’t send it to you until tomorrow' - ‘we’ll send it to you tomorrow’


4. В конце письма не забудьте поблагодарить получателя.

Thank you for your time/assistance....

preview_1 (2)



Письма ‘на бумаге’ и ‘письма для отчетности’.

Если Вы пишите письмо, которое будет распечатано на бумаге, то нужно помнить следующие правила форматирования.

5. Пишите Ваше имя и контактные данные в верхнем левом углу.

Mr. Ivan Zuckerberg

Horns and Hooves (Roga&Kopyta)

5/10 Kremlin, Moscow


6. Дата пишется ниже в правом углу.


7. Имя адресата и его (ее) адрес также указываются в правом углу (под датой).


Letter writing conventions English Address

8. Повторяем имя получателя.

Хоть мы и уже написали имя получателя в правом углу, мы повторяем его чуть ниже, но в этот раз со словом ‘уважаемый’

Dear…

9. Ваше имя и должность

Они указываются внизу (обычно оставляют пространство в 4 строчки), а Ваша подпись идет между именем и должностью.


Letter writing conventions English sign off




Теперь немного полезных фраз в Вашу ‘копилку’.

Phrase bank white

20 фраз, которые можно использовать ВО ВСТУПЛЕНИИ в деловом письме на английском

1. I am writing to briefly introduce…Цель данного письма кратко представить (менее формально)

2. We would like to take this opportunity to briefly introduce - Мы рады воспользоваться данной возможность представить (более формально)

3. I am writing to request information about… - Пишу запросить информацию о ..

4. I am writing to complain about - Пишу для выражения жалобы по поводу

5. I'm writing to express my deep dissatisfaction with… - Пишу выразить свое большое неудовольствия по поводу

6. I am writing to offer feedback on... Хочу оставить обратную связь…

7. I am writing to check if it is possible to reschedule our meeting. Пишу уточнить, можем ли мы перенести нашу встречу.

8. I am writing to place an order -Пишу, чтобы разместить следующий заказ:

9. I am writing to apply for - Пишу, чтобы подать заявку на

10. I am writing in response to - Пишу в ответ на..

11. With reference to your letter of 7 September, I … . - “ссылаясь на ваше письмо от …, я …”

12. I am writing in reference to your letter dated - альтернативный вариант первой фразы, “пишу, ссылаясь на ваше письмо от …”

13. I am writing to enquire about … .Обратите внимание, что существует 2 слова “enquire и inquire’. Enquire означает ‘спросить, а ‘inquire’ – делать официальный запрос. Т.е inquire – это более официальный глагол и используется полицией и тд.

14. Further to our conversation \ telephone conversation \ discussion \ meeting \ letter … - “в дополнение к нашему разговору \ телефонной беседе \ обсуждению \ встрече \ письму…”.

15. Just a quick note to remind you about - “пишу напомнить вам о …”

16. I am writing to receive more detailed information about - “пишу, чтобы получить более подробную информацию о …”

17. I write with reference to Ms Smith… - “в данном письме ссылаюсь на господина …”

18. Thank you for your letter of 3 November about - “благодарю вас за письмо от …. о …”

19. Thank you for your interest in our company, product, our services - “Благодарим за проявленный интерес к нашей компании, продукции, услугам”

20. I would like to thank you in advance for this information - “заранее благодарю вас за данную информацию”



10 фраз для ОСНОВНОЙ ЧАСТИ делового письма на английском

1. We got your details\ contact\ data from … - Мы узнали ваши контакты, данные от

2. We regret to inform you that… C сожалением сообщаем, что,....

3. Thank you very much for your invitation - Благодарим за приглашение.

4. I would also like to highlight that - Я также хотел бы подчеркнуть, что

5. Could you please send us information about …? - Не могли бы отправить нам сведения о …?

6. We are pleased to accept your offer and - Мы c радостью принимаем приглашение и:

7. We would be grateful if you could provide us with.. - Мы будем благодарены, если вы смогли предоставить..

8. Please let us know an estimated delivery date - Пожалуйста, сообщите нам примерную дату доставки.

9. After careful consideration we are pleased to.- Внимательно рассмотрев данный вопрос, мы решили (позитивное решение)

10. After careful consideration we regret to inform you - Внимательно рассмотрев данный вопрос, мы решили (негативное решение)



20 фраз, которые можно использовать в ЗАКЛЮЧЕНИИ в деловом письме на английском

1. I trust this should satisfy your requirements. Надеюсь, что это отвечает Вашим пожеланиям.

2. If I can be of further assistance, please do not hesitate to ask - Если Вам необходима дальнейшая помощь, пожалуйста, обращайтесь

3. We look forward to assisting you again in the future. - С нетерпением ждем продолжения сотрудничества.

4. I appreciate any feedback you may have - Будем признательны за ваши отзывы

5. Thank you for your professional support. - Большое спасибо за профессиональную поддержку.

6. Thank you very much for your time.Большое спасибо за Ваше время

7. I apologize for the inconvenience.Примите наши извинения за доставленные неудобства

8. If you require any further information, feel free to contact me - “Обращайтесь за любой дополнительной информацией в случае необходимости

9. Please reply with your answer as soon as you are able so that we may begin making arrangements - “Ответьте, пожалуйста, как только сможете, для улаживания дальнейших вопросов”

10. I look forward to hearing from you - “Ожидаю с нетерпением ответ”

11. I encourage you to contact me with any questions or concerns - “обращайтесь ко мне, если возникнут какие-либо вопросы”

12. An early reply would be appreciated / I look forward to hearing from you at your earliest convenience - “Будем благодарный за скорый ответ \ Ждём с нетерпением скорого ответа”

13. We look forward to a successful working relationship in the future - “Надеемся, в будущем нас ждёт успешное сотрудничество”

14. Once again, I apologise for any inconvenience - “Снова, примите мои извинения за неудобство”

15. I look forward to receiving your comments about- “Ожидаю получить обьяснения по поводу…”

16. I am at your disposal should you need further assistance - “Я - в вашем распоряжении, если необходима помощь”

17. I would appreciate your immediate attention to this matter - “Будем очень благодарны за ваше внимание к данному вопросу”

18. All the best- с наилучшыми пожеланиями

19. Best Regards - С уважением

20. Kind regards - C уважением и наилучшими пожеланиями


Yours faithfully or Yours sincerely?

Да, вот ещё ответ на частый вопрос - Yours faithfully’ or ‘Yours sincerely’ в деловом письме?

НЕ знаете имя получателя? Пишите faithfully.

Dear Complains Team

Yours faithfully

Знаете имя получателя? Используйте sincerely

Dear Mr Thomson

Yours sincerely

ПРИМЕР:


September,17th , 2015

Ruslan Ivanov

Director of Hornes and Hooves

Kremlin 2

117623 Moscow

Tel: (495) 456 8967

Fax: (495) 456 6745

Email: ivanov@hornesandhooves.ru

Bill Gates

Sales Manager

Hooves Specialists Ltd.

5/56, Maddison Avenue

New York


Dear Mr. Gates:

With reference to our telephone conversation today, I am writing to confirm your order for: 10,000 x Premium Hooves (Ref. No. 111). Your order will be dispatched in the next 3 working days.

Please don’t hesitate to contact us if you have any questions.

Yours sincerely,



Ruslan Ivanov

Director of Borodin's Meat House


Аббревиатуры при написании писем

asap = as soon as possible - как можно скорее

enc. = enclosure - вложение, приложение (когда вы прилагаете документы к письм)

ps = postscript - поскриптум - (это выражение знакомо всем, используем, когда хотим добавить что-то уже после того, как письмо закончено и подписано)

pto (informal) = please turn over - пожалуйста, переверни (убедиться, что человек, читающий письмо найдет информацию на следующей странице)

RSVP = от французского. Répondez s'il vous plaît, пожалуйста, ответь.



В заключение скажем, что данная статья - только начало длинной цепочки, о том, как же справиться с перепиской на английском языке. Мы уже работаем над другими статьями, которые помогут Вам улучшить Ваше письмо.

Так что ‘watch this space’ (= следите за нашим блогом).

Авторы этой статьи: Ольга Козарь и Галина Глебова.

olga small thumbnail photo

Ольга Козарь (основатель и директор English with Experts; доктор лингвистических наук, эксперт онлайн обучения; укротитель IELTS; любитель обьяснять сложное простым языком).

21767_446998182121964_2100311779790616713_n

Галина Глебова (преподаватель English with Experts, специализирующийся на подготовке к IELTS; фанат современных технологий и образовательных возможностей, которые они нам дарят).

Рассылка от Ольги [1 раз в месяц/ полезно и интересно]
* indicates required


Полезное

Наш блог обновляется регулярно. Мы публикуем советы, видео уроки и интерактивные упражнения, которые помогут Вам улучшить английский.

Подпишись на RSS-ленту нашего блога